NOTA AAN DE KLANTEN AANGAANDE DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER

  

 

HIGO NV, met maatschappelijke zetel te 1050 Brussel, Marsveld plein 2, ingeschreven bij de Kruispuntbank der Ondernemingen en het rechtspersonenregister van Brussel onder het nummer 0764.479.170, handelend in de hoedanigheid van verantwoordlijke voor de verwerking, verwerkt en gebruikt persoonlijke gegevens met betrekking tot haar klanten/ de gebruikers van haar platform (hierna « de Klanten » genoemd), overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 genoemd Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna genoemd “AVG”).

Deze nota met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer stelt zich tot doel om uiteen te zetten hoe en waarom HIGO persoonlijke gegevens aangaande de Klanten (hierna genoemd “Klantengegevens”) verzamelt, hoe HIGOdeze beschermt  en hoelang deze informatie wordt bewaard. Ze doet geenszins afbreuk aan de specifieke bepalingen die in voorkomend geval in het arbeidsreglement en andere documenten worden opgenomen. 

 

1. Waarom verwerkt HIGO de Klantengegevens?

 

HIGO bewaart en verwerkt de Klantengegevens, al dan niet onder elektronische vorm, voor administratieve, marketing- en klantenbeheer. in bijzonder in het licht van de volgende niet exhaustief opgesomde activiteiten: verwerken en beantwoorden van de communicaties, vragen of verzoeken die de klanten tot HIGO richten (met inbegrip van alle communicatie via internet) of die resulteert uit een eerste contact met HIGO, verwerken van de informatie met betrekking tot de (effectieve of potentiële) verkoop van producten of diensten van HIGO en het opsturen van overzichten, facturen en betalingsbewijzen naar de Klanten, bezorgen van nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie aan de Klanten, het voeren van onderzoeken en marktstudies, het verbeteren van de producten en/of diensten van HIGO en het oplossen van conflicten. 

 

2. Welke juridische gronden liggen aan de basis van de verwerking van de Klantengegevens? 

 

De Klantengegevens worden verwerkt op basis van één of meer van volgende juridische gronden: 

• In het licht van het afsluiten en beheren van de uitvoering van een verkoopovereenkomst of een andere overeenkomst met een Klant, met inbegrip van het facturatieproces,

• Teneinde zich te schikken naar de wettelijke voorschriften die voor HIGO van toepassing zijn (bv. betreffende materies die verband houden met de fiscus, enz.),

• In het kader van de legitieme belangen van HIGO en/of een derde partij, maar die in de ogen van HIGO, ook ten goede komen aan de Klanten, zoals, maar niet uitsluitend, de direct marketing en gegevensanalyses,

• De toestemming van de betrokken Klant (onder andere voor het beantwoorden van een klantentevredenheidsonderzoek). De betrokken Klant heeft het recht om zijn toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

 

3. Welke categorieën Klantengegevens worden er verwerkt? 

 

De Klantengegevens zijn alle gegevens van persoonlijke aard aangaande een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. 

Voor de voornoemde doeleinden kan de verwerking van de Klantengegevens volgende categorieën omvatten:

 

• Gegevens m.b.t. persoonlijke identificering, zoals naam en adres, functie, 

• Elektronische identificeringsgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer, 

• Gegevens met betrekking tot de betaalmiddelen opgegeven door de Klant,

• Persoonlijke details, zoals geboorteplaats en -datum, taal, nationaliteit, geslacht,

• Consumptiegewoonten (aankoopvolume, aankoophistoriek, enz.),

• Deelname aan events (in voorkomend geval met inbegrip van de gezinsleden),

• Gegevens die uit de onderzoeken resulteren.

 

4. Waar halen we de Klantengegevens? 

 

Wanneer een Klant contact opneemt met HIGO bekomen we over het algemeen de eerste gegevens van de Klant zelf of onrechtstreeks via zijn of haar bezoek aan onze website (bv. cookies). HIGO kan ook een Klant contacteren om prospectiedoeleinden als we de gegevens niet van hem of haar bekwamen maar van andere personen die deze gegevens aan EXKi doorgaven. In het kader van zijn of haar relatie met HIGO levert de Klant alle bijkomende informatie aan HIGO (bv. Informatie die nodig is om aankopen te betalen). Als de Klant de informatie die wettelijk of contractueel vereist is niet vertrekt, zal de Klant geen gebruik kunnen maken van de diensten van HIGO of geen aankopen kunnen uitvoeren.

 

HIGO kan eveneens gegevens betreffende een Klant ontvangen vanwege andere klanten, leveranciers of, in het algemeen, van andere personen waarmee de Klant deze gegevens uitwisselt in het kader van zijn of haar relatie met HIGO.

 

5. Cookies

HIGO maakt gebruik van cookies op haar website/applicatie. Door gebruik te maken van onze website/toepassing stemt u in met het gebruik van cookies in overeenstemming met wat in deze mededeling, en in het bijzonder in dit gedeelte, is bepaald.

Een cookie is een bestand met kleine hoeveelheden informatie die een website of applicatie naar uw browser kan sturen, die vervolgens op uw computer of mobiele apparaat kan worden opgeslagen wanneer u een website bezoekt/een applicatie gebruikt.

Cookies worden op grote schaal gebruikt om websites of applicaties functioneel te maken, of efficiënter te laten werken, maar ook om rapportage-informatie te verstrekken. Zij kunnen u bijvoorbeeld in staat stellen efficiënt tussen pagina's te navigeren, uw voorkeuren te onthouden en in het algemeen de gebruikerservaring te verbeteren.

HIGO gebruikt cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website/applicatie, en cookies waarmee u uw verbinding kunt onderhouden. Ze kunnen worden geblokkeerd door de instellingen van uw browser/toepassing te controleren.

6. Wie heeft toegang tot de Klantengegevens? 

 

Voor voormelde doeleinden mogen de persoonsgegevens verstrekt en zelfs eventueel verwerkt worden door: 

 

• De Klanten zelf,

• Het personeel van HIGO dat over de persoonsgegevens in kwestie dient te beschikken, 

• De personen en wettelijke instanties die in rechtstreeks contact staan met HIGO, zoals de verbonden ondernemingen,

• De overheden, overeenkomstig de toepasselijke reglementeringen, zoals de fiscus, 

• De dienstverleners, zoals (bv. Voor het onderhoud van de website, voor hulpverlening bij promotiecampagnes, betalingsdiensten verleners enz. en andere professionele adviesorganen van HIGO die over de persoonsgegevens in kwestie dienen te beschikken.

 

7. Worden de Klantengegevens buiten het land van herkomst/ de Europese Unie overgemaakt?

 

Over het algemeen worden deze gegevens in de Europese Unie bewaard maar het is mogelijk dat we bepaalde Klanteninformatie buiten deze landen overmaken. Dit gebeurt altijd in het kader van het beheer van onze activiteiten. Voor het overmaken van gegevens naar een land buiten de Europese Unie stelde HIGO gepaste waarborgen op die overeenstemmen met de GDPR. 

 

8. Hoelang worden de Klantengegevens bewaard? 

 

De Klantengegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de voorvermelde doeleinden. 

 

De gegevens die ons werden overgemaakt binnen het kader van opmerkingen of aanvragen worden gedurende 1 maand na het beantwoorden ervan bewaard.

 

De gegevens die ons onrechtstreeks via ons systeem worden overgemaakt worden slechts 1 maand na het bezoek aan onze website bewaard.

 

De gegevens die ons worden overgemaakt bij een produkt aankoop worden 12 maanden bewaard.

 

Verder worden de Klantengegevens bewaard zolang en in zoverre HIGO een wettelijke verantwoordelijkheid draagt waarvoor het gebruik van de Klantengegevens relevant kan zijn, rekening houdend met de toepasselijke verjaringstermijnen en de wettelijke verplichtingen inzake de bewaring van gegevens. 

 

9. Hoe worden de Klantengegevens beschermd? 

 

HIGO bewaart de Klantengegevens op een zo veilig mogelijke manier om ze te beschermen tegen niet geoorloofd(e) verspreiding, verlies of toegang, en neemt daartoe technische en organisatorische maatregelen.

 

10. Over welke rechten beschikken de individu’s en wie kunnen ze contacteren? 

 

Personen waarvan de persoonsgegevens als Klantengegevens worden verzameld en verwerkt, hebben te allen tijde en op voorwaarde dat ze op voldoende wijze hun identiteit bewijzen, het recht om contact op te nemen met HIGO om:

 

• Hun persoonsgegevens in te kijken, aan te passen of te verwijderen, 

• Zich te verzetten tegen de verwerking van hun persoonsgegevens of de verwerking ervan te beperken (bv. voor marketingdoeleinden),

• De gegevens die ze verstrekten te ontvangen in een gestructureerd, courant gebruikt  formaat dat machinaal kan worden gelezen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te bezorgen als ze dit wensen, als ze verwerkt werden mits hun instemming en/of op grond van de uitvoering van de overeenkomst,

• Bijkomende informatie te verkrijgen aangaande de waarborgen in geval van internationale gegevensoverdrachten, 

• Een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit voor de Bescherming van Gegevens of een ander controleorgaan van de EU, als ze van mening zijn dat HIGO niet handelde overeenkomstig de toepasbare reglementeringen inzake de bescherming van gegevens. 

 

Voor alle bijkomende informatie aangaande deze rechten kunt u contact opnemen met HIGO:

 

• via e-mail (privacy@exki.com), of 

• via gewone post (HIGO NV, tav verantwoordelijke voor de gegevensbescherming, Marsveldplein 2, 1050 Brussel)

 

11. Wijzigingen 

 

HIGO kan deze nota met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer te allen tijde en wanneer dit nodig is wijzigen, met name om zich te schikken naar de wijzigingen die de autoriteiten voor de bescherming van gegevens aan de verordening, reglementen of vereisten zouden aanbrengen.

 

Recentste update: 1/7/2021